Contenidos para la web de tu empresa

Tienes decidido renovar la web, pero los textos están repartidos entre un catálogo antiguo, varios correos y lo que explica cada persona del equipo. Las fotografías tampoco tienen una selección definitiva. Antes de dibujar las páginas, conviene reunir esa información y saber qué está confirmado, qué necesita revisión y qué habrá que crear.

No necesitas entregar un documento perfecto para empezar. Sí resulta útil preparar una base que permita entender el negocio y repartir el trabajo. Esta guía incluye una ficha de servicio y un inventario que puedes copiar en un documento compartido.

Empieza por las preguntas de tus clientes

Revisa las consultas que realmente recibís por teléfono, correo o en reuniones. Anota qué necesita saber alguien antes de contratar y qué suele exigir una explicación adicional. Si todavía no tienes esas consultas, plantea hipótesis y márcalas como pendientes de validar, sin presentarlas como preguntas frecuentes de clientes.

Necesidad: ¿qué quiere resolver la persona que llega a la web?
Encaje: ¿para quién es el servicio y en qué situaciones puede no resultar adecuado?
Decisión: ¿qué información necesita para valorar si le puedes ayudar?
Siguiente paso: ¿debe llamar, solicitar una visita, enviar documentación o pedir presupuesto?

Agrupa las respuestas por temas. Una explicación común sobre cómo trabajáis puede ir en una página general; los requisitos particulares de un servicio deben acompañar a ese servicio. Esto evita repetir el mismo párrafo en todas las páginas y deja visibles las diferencias que importan.

Prepara una ficha por cada servicio

Empieza con notas claras, aunque todavía no tengan tono publicitario. Quien redacte después necesita hechos: qué hacéis, para quién y con qué límites. «Soluciones integrales de calidad» aporta menos información que una relación concreta de tareas y entregables.

Plantilla de ficha de servicio

Nombre del servicio: [cómo lo llama el cliente y cómo lo denomináis internamente].
Destinatario y necesidad: [a quién ayudas y qué situación necesita resolver].
Alcance: [tareas o entregables incluidos; exclusiones que deban quedar claras].
Proceso: [pasos desde la primera consulta hasta la entrega o finalización].
Información inicial: [qué necesitas que facilite el cliente para valorar el encargo].
Condiciones por confirmar: [zona de atención, disponibilidad, plazos u otras dependencias].
Material de apoyo: [fotografías, documentos o trabajos que puedes mostrar y su procedencia].
Acción siguiente: [qué debe hacer la persona interesada y qué ocurrirá después].
Validación: [responsable de revisar la información y fecha de revisión].

Ejemplo ficticio: una revisión de bicicleta

Imagina un taller de bicicletas ficticio. Su ficha podría indicar: «Revisión de bicicleta urbana para personas que quieren comprobar su estado antes de volver a utilizarla. Incluye inspección y ajuste de los elementos acordados; las piezas y reparaciones adicionales se valoran aparte. Primero se recibe la bicicleta, después se comunica el diagnóstico y se acuerda el trabajo. Para solicitar cita, indica el tipo de bicicleta y el problema observado».

Es un ejemplo inventado para mostrar el nivel de detalle, no un servicio real ni una recomendación técnica. Al completar tu propia ficha, sustituye cada dato por información validada y deja los plazos o condiciones desconocidos como pendientes.

Reúne identidad, fotografías y pruebas del trabajo

Localiza los archivos originales del logotipo y las versiones que utilicéis, junto con los colores, las tipografías y las pautas de marca disponibles. Indica cuál es la versión vigente. Si faltan recursos o la marca va a cambiar, conviene resolver el alcance de la identidad y el logotipo antes de dar por definitivos los materiales de la web.

Prepara una selección de fotografías con su archivo original, una descripción, la procedencia y la confirmación de que podéis publicarlas. Si una imagen requiere permiso o crédito, deja constancia junto al archivo. No entregues solo capturas de pantalla o imágenes reenviadas si dispones del original.

Trabajo real: explica qué proyecto se muestra, qué hicisteis y qué información está autorizada para publicar.
Presentación o simulación: identifícala como tal; no la confundas con una fotografía de un resultado entregado.
Recurso ilustrativo: úsalo para acompañar una idea y registra su procedencia, sin atribuirlo a un cliente.

Añade también qué aporta cada imagen en la página. El tutorial de imágenes de W3C WAI explica que la alternativa de texto depende de su función: una imagen informativa necesita describir la información esencial; una puramente decorativa puede llevar una alternativa vacía. Una nota sobre el contenido y el propósito ayuda a redactar ese texto cuando se monte la web.

Organiza contacto, equipo y preguntas frecuentes

Confirma el teléfono, el correo que atenderá las consultas, los horarios y las zonas donde prestáis cada servicio. Distingue la atención presencial del trabajo a distancia. Si hay visitas con cita previa, indícalo. No prometas una respuesta inmediata o un plazo concreto si nadie puede asumirlo.

Para presentar al equipo, selecciona funciones y experiencia relevante que puedan comprobarse. Utiliza únicamente los datos y fotografías acordados para publicación. Reúne también las dudas sobre el proceso, requisitos o entregas que hayan aparecido al revisar los servicios; cada respuesta debe tener una persona que la valide.

Asigna un responsable y una versión definitiva

Crea una carpeta compartida y un índice con enlaces a los materiales. Separa el estado de cada pieza: pendiente, en preparación, en revisión o aprobado. Asigna una persona que reúna los comentarios y confirme la versión que se publicará. Acordad también quién redacta, quién selecciona imágenes y quién carga el contenido.

Inventario de contenidos listo para copiar

Duplica esta línea para cada material y completa los campos. El enlace debe llevar al archivo vigente, no a varias versiones sin identificar:

Material: [nombre] · Página de destino: [página] · Archivo: [enlace] · Estado: [pendiente / en preparación / en revisión / aprobado] · Responsable: [persona] · Fecha de entrega: [fecha] · Duda pendiente: [qué falta confirmar].

Empieza el inventario con estas piezas y elimina las que no correspondan a tu proyecto:

Presentación de la empresa y objetivo de la web.
Ficha y texto de cada servicio.
Logotipo vigente, variantes y pautas de identidad.
Selección de fotografías con descripción y permisos confirmados.
Proyectos o testimonios que se puedan documentar y publicar.
Contacto, horarios, equipo y preguntas frecuentes revisados.

Cuando falte información, escribe una pregunta concreta: «¿Atendemos este servicio fuera del municipio?» es más fácil de resolver que «revisar texto». Si existe una web anterior, señala qué contenido sigue vigente, qué debe actualizarse y qué material no se trasladará.

Revisa el contenido con la estructura de la web

Comprueba que cada página tenga un propósito, un título comprensible y una acción siguiente. Lee solo los encabezados: deberían permitir reconocer los temas y su relación. Después revisa si el texto responde a esos encabezados y si los enlaces llevan a la información que anuncian.

La guía de estructura de páginas de W3C WAI recomienda organizar los encabezados de forma lógica para identificar las secciones y su jerarquía. Preparar el contenido con ese orden facilita que el equipo de diseño lo convierta en una página navegable y comprensible.

Antes de entregar los materiales, recorre una ficha como si no conocieras la empresa: ¿entiendes qué ofrece, si encaja con tu necesidad y cómo continuar? Si falta una respuesta, vuelve al inventario y asigna esa tarea. La revisión debe dejar claro qué está listo y qué decisión sigue abierta.

De los materiales a una web bien organizada

Una lista de servicios y un inventario, incluso con pendientes, permiten preparar un proyecto de diseño web con más claridad. Si ya tienes esa base, envíanos tus materiales y cuéntanos qué necesitas para que veamos cómo organizar tu web y qué contenido falta por trabajar.